Capítulo 1: Introducción 

Políticas de privacidad Manual de política de tratamiento y procedimientos en materia de protección de datos personales de Alimentos Nutrelle S.A.S Barranquilla, 2025

Alimentos Nutrelle S.A.S., identificada con NIT. XXXXXXXXXX (en adelante “La Sociedad”), domiciliada en la ciudad de Barranquilla, Colombia, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, hemos adoptado este Manual de Política de Tratamiento y Procedimientos en Materia de Protección de Datos Personales, para explicar el tratamiento que damos a la información que nuestros usuarios, empleados, proveedores, accionistas, clientes y demás grupos de interés nos suministren.

Capítulo 2: Definiciones Las palabras escritas con mayúscula en esta Política tendrán, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, así como en el Decreto 1377 de 2013 y los demás decretos que la reglamentan, el siguiente significado:

• (a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales; • (b) Aviso de Privacidad: es la referencia hecha a la existencia de esta Política en los Términos y Condiciones publicados en la Plataforma de La Sociedad; • (c) Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea susceptible de Tratamiento por parte de La Sociedad; • (d) Dato(s) personal(es): cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; • (e) Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva; • (f) Datos Sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos; • (g) Encargado del Tratamiento: es La Sociedad o quien ésta designe; • (h) Plataforma: es el conjunto de aplicaciones móviles, de escritorio y/o web desarrolladas por La Sociedad; • (i) Redes Sociales: se entiende por redes sociales todas las cuentas de La Sociedad en plataformas tales como Facebook, Instagram, Twitter o cualquier otra conocida o por conocerse. • (j) Responsable del Tratamiento: es La Sociedad o cualquier persona natural o jurídica, pública o privada, que sea designada por ésta para darle tratamiento, conforme a esta Política, a los Datos Personales que le sean suministrados por los Titulares; • (k) Términos y Condiciones: es el documento publicado por La Sociedad en su Plataforma, independientemente del formato en el que se haya generado, en el que se regula, entre otros temas, el uso de la Plataforma y el Aviso de Privacidad mediante el cual se informa al Titular sobre la existencia de esta Política; • (l) Titular: es la persona natural que, conforme a lo dispuesto en esta Política y en los Términos y Condiciones que estén vigentes, le suministre sus Datos Personales a La Sociedad. • (m) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos; • (n) Transmisión: es la comunicación de los Datos Personales, dentro o fuera de la República de Colombia, que tiene como objeto la realización de un Tratamiento por parte del Encargado, cuando este actúe por instrucciones de La Sociedad. • (o) Transferencia: es el envío de los Datos Personales que hace el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento de datos personales, a un receptor que se encuentre dentro o fuera del país y que se constituye, a su vez, en Responsable del Tratamiento.

Para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de datos personales, los Titulares pueden contactarnos a través de nuestro sitio web www.nutrellecolombia.com o al correo electrónico contacto@nutrellecolombia.com.

Capítulo 2.01 Objeto El objeto de la presente Política, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 es definir: (i) los deberes que debe observar La Sociedad respecto de los Datos Personales que le son suministrados por los Titulares, (ii) los derechos y deberes que tienen los Titulares respecto de los Datos Personales suministrados y (iii) los procedimientos que debe observar La Sociedad para el tratamiento de los Datos Personales.

(a) Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales que realice La Sociedad debe sujetarse a lo establecido en las leyes aplicables en la República de Colombia; (b) Principio de finalidad: La recolección de Datos Personales por La Sociedad debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular; (c) Principio de libertad: el Titular de los Datos Personales deberá tener, en todo momento, la capacidad de dar o retirar, de manera libre e informada, su consentimiento. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial; (d) Principio de veracidad o calidad: la información entregada por los usuarios se presumirá, en todo caso, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; (e) Principio de transparencia: el Titular tendrá derecho a obtener, de La Sociedad, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales de los cuales sea Titular; (f) Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales estarán, en todo momento, bajo custodia de La Sociedad o del Responsable del Tratamiento designado por ésta. Los Datos Personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva. Sin embargo, resulta sumamente importante que los Titulares tengan en cuenta que la seguridad perfecta no existe en Internet y, por esto, La Sociedad no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas, ni por la indebida utilización de la información obtenida por dichos medios ilícitos; (g) Principio de seguridad: La Sociedad utilizará las medidas de seguridad que resulten comercialmente razonables, conforme al estado de la técnica de uso común en la industria, para proteger la seguridad de los Datos Personales y evitar, así, su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; (h) Principio de confidencialidad: La Sociedad estará obligada a que los términos de esta Política sean respetados por todas y cada una de las personas con las que tenga vinculación y que, cualquiera que sea la razón, sean designados por ésta como Responsables del Tratamiento. En consecuencia, la obligación de confidencialidad de los Datos Personales contenida en los Términos y Condiciones y en esta Política se extenderá a cualquier Responsable del Tratamiento designado por La Sociedad.

Capítulo 3.01 Autorización (a) Los Datos Personales son obtenidos por La Sociedad conforme a esta Política y a los Términos y Condiciones publicados en la Plataforma y, en cualquier caso, son suministrados por el Titular de manera libre. (b) Es responsabilidad del Titular leer el contenido completo de esta Política y de los Términos y Condiciones que estén vigentes, los cuales se entienden previamente conocidos y expresamente aceptados por el Titular al momento de dar su consentimiento a los Términos y Condiciones de uso de la Plataforma. (c) El Titular declara y reconoce que, al publicar esta Política y los Términos y Condiciones, La Sociedad ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares antes o en el momento de la recolección de los Datos Personales, todo lo cual es totalmente verificable.

Capítulo 3.02 Propósitos de la obtención de Datos Personales La Sociedad tiene los siguientes propósitos para recolectar los Datos Personales:

(a) Adelantar la gestión administrativa que La Sociedad requiera respecto de sus clientes, aliados, proveedores, empleados y demás grupos de interés. (b) Enviar actualizaciones en relación con los productos que produce, comercializa y/o distribuye, así como respecto de conferencias, foros, congresos y en general eventos de educación o comerciales, programas de capacitación, asesorías médicas nutricionales, programas educativos presenciales y online, tienda online, E-Commerce y toda la información comercial acerca de los servicios y productos ofrecidos, por medios tradicionales y/o electrónicos. (c) Desarrollar estudios internos sobre los intereses de los titulares de quien almacena y trata sus Datos Personales, con el objetivo de comprender mejor sus necesidades e intereses, para brindar un mejor servicio. (d) Enviar correspondencia, correos electrónicos o contactar telefónicamente a los titulares de los Datos Personales, en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales y de mercadeo. (e) Compartirlos o enviarlos a terceros con quienes la Sociedad realice alianzas o contratos, para fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social. (f) Transferencia y transmisión de los Datos Personales a terceros con quienes realice alianzas relacionadas con su objeto social, contrate estudios o les encargue el tratamiento de datos. (g) Compartirlos o enviarlos a terceros con quienes La Sociedad realice alianzas o contratos, para fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social. (h) Para los fines descritos en otros artículos de esta Política y/o de los Términos y Condiciones.

El Aviso de Privacidad de La Sociedad está publicado en los Términos y Condiciones que pueden ser consultados en los sitios web www.nutrellecolombia.com

Capítulo 4.01 Derechos del Titular de datos El Titular podrá solicitarle a La Sociedad que se abstenga de Transmitir y/o Transferir sus Datos Personales a terceros, enviando un correo electrónico a la dirección contacto@nutrellecolombia.com

Capítulo 5.03 Procedimiento de Reclamos

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular que considere que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 o cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante La Sociedad y/o el Responsable del Tratamiento. Este reclamo será atendido conforme a las siguientes reglas:

• (a) El reclamo lo deberá hacer el Titular o su representante legal, quien deberá (i) identificarse conforme a lo dispuesto en la Capítulo 5.01 de esta Política, (ii) describir los hechos que dan lugar al reclamo, (iii) adjuntar la información que considere pertinente para sustentar su reclamo.
• (b) Si La Sociedad identifica que un reclamo recibido no debería estar dirigido a ellos, se lo hará saber, a la mayor brevedad posible, al Titular.
• (c) Conforme a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, se incluirá la leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos, así como el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• (d) El reclamo será atendido en un término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha a partir de la recepción completa de la documentación requerida. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado, antes de su vencimiento, los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá; la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Capítulo 5.04 Tipos de reclamo y condiciones para atenderlos

El Titular o su representante legal podrán presentar, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en los decretos que lo reglamentan y adicionan, los siguientes tipos de reclamos:

• (a) Los relacionados con la rectificación o actualización de sus Datos Personales. Este tipo de reclamos deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
  • (i) El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  • (ii) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  • (iii) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
  • (iv) La actualización que se busca hacer, cuando resulte aplicable.
  • (v) En caso de ser necesario, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.
• (b) Los relacionados con la supresión de sus datos personales. El Titular podrá solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando:
  • (i) Considere que estos no están siendo tratados por La Sociedad conforme lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.
  • (ii) Hayan dejado de ser pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • (iii) Se haya vencido el plazo necesario para realizar las actividades para las cuales fueron recolectados.

La Sociedad podrá rechazar la solicitud de supresión de datos cuando:

• (i) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
• (ii) La eliminación de Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en las cuales La Sociedad esté vinculada.
• (iii) Sirvan para esclarecer la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• (iv) Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados de La Sociedad.

En caso de resultar procedente la cancelación de los Datos Personales, La Sociedad debe realizar la supresión de tal manera que no sea posible la recuperación de la información.

Capítulo 6.01 Medidas de Seguridad

La Sociedad adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Sin embargo, es importante que el Titular tenga en cuenta que la seguridad perfecta no existe en Internet, por lo que La Sociedad no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violaciones de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas.

Capítulo 6.02 Protocolos de Seguridad

La Sociedad implementará protocolos de seguridad conforme al estándar de la industria para proteger los Datos Personales y garantizar su cumplimiento por parte del personal autorizado. Dichos protocolos incluirán:

• (a) Capacitación del personal sobre la Política de Tratamiento de Datos Personales.
• (b) Medidas para garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• (c) Procedimientos de respaldo y recuperación de datos.
• (d) Controles periódicos para verificar el cumplimiento de los protocolos de seguridad.
• (e) Procedimientos para la disposición segura de documentos y soportes electrónicos.

Capítulo 7.01 Transmisión y Transferencia Nacional e Internacional

La Sociedad podrá realizar Transferencias y Transmisiones de Datos Personales, siempre y cuando los receptores conozcan y se comprometan a observar esta Política. La Transferencia internacional de Datos Personales se hará en cumplimiento del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Capítulo 8.01 Responsable

La Sociedad designa a su área de tecnología (“IT”) para cumplir con la función de protección de Datos Personales y atender las solicitudes de los Titulares respecto a acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria de sus datos.

Capítulo 8.02 Vigencia

Esta Política rige desde su promulgación y continuará vigente hasta que La Sociedad decida reemplazarla o actualizarla.

Capítulo 8.03 Ley Aplicable

Esta Política está regida por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, así como por las normas que los complementen, adicionen, modifiquen o sustituyan.

Capítulo 8.04 Atención de Consultas y Reclamos

Para presentar consultas, reclamos o ejercer sus derechos, el Titular puede comunicarse con La Sociedad a través de los siguientes medios:

• Correo electrónico: contacto@nutrelle.com.co
• Dirección física: Calle 42 # 3 -36, Barranquilla, Atlántico, Colombia
• Teléfono: +57 320 3591942

Las consultas serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Si no fuera posible atender la consulta en este plazo, se informará al Titular antes del vencimiento del término, explicando las razones de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá exceder cinco (5) días hábiles adicionales.